A redação das comunicações oficiais deve, antes de tudo, seguir os preceitos explicitados no Capítulo I,
Aspectos Gerais da Redação Oficial. Além disso, há características específicas de cada tipo de expediente, que serão
tratadas em detalhe neste capítulo. Antes de passarmos à sua análise, vejamos outros aspectos comuns a quase todas as
modalidades de comunicação oficial: o emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do
signatário.
2.1. Pronomes de Tratamento
2.1.1. Breve História dos Pronomes de Tratamento
O uso de pronomes e locuções pronominais de tratamento tem larga tradição na língua portuguesa. De acordo
com Said Ali,2 após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto da pessoa
ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar, como expediente lingüístico de distinção e de respeito,
a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor:
“Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou
qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de
seu rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria (…); assim usou-se o tratamento ducal de vossa
excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência,
vossa santidade.”3
A partir do final do século XVI, esse modo de tratamento indireto já estava em voga também para os ocupantes
de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. E o pronome vós, com o
tempo, caiu em desuso. É dessa tradição que provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma
de dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e eclesiásticas.
2.1.2. Concordância com os Pronomes de Tratamento
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à
concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se
fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o
substantivo que integra a locução como seu núcleo sintático: “Vossa Senhoria nomeará o substituto”; “Vossa
Excelência conhece o assunto”.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira
pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa … vosso…”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a
que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto é
“Vossa Excelência está atarefado”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeito”; se for mulher, “Vossa Excelência está
atarefada”, “Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento
Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de uso consagrado:
Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:
a) do Poder Executivo;
Presidente da República;
Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado4;
Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;
Oficiais-Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais ;
2 SAID ALI, Manoel. Gramática secundária histórica da língua portuguesa . 3. ed. Brasília: Ed. Universidade de Brasília, 1964. p.
93-94.
3 Id. Ibid.
4 Nos termos do Decreto n o 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, parágrafo único, são Ministros de Estado, além dos titulares dos
Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República, o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional, o Chefe da
Secretaria-Geral da Presidência da República, o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União.
10
Prefeitos Municipais .
b) do Poder Legislativo :
Deputados Federais e Senadores;
Ministros do Tribunal de Contas da União;
Deputados Estaduais e Distritais ;
Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais;
Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais .
c) do Poder Judiciário:
Ministros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais ;
Juízes;
Auditores da Justiça Militar.
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido
do cargo respectivo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a
seguinte forma:
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Ministro de Estado da Justiça
70064-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência o Senhor
Senador Fulano de Tal
Senado Federal
70165-900 – Brasília. DF
A Sua Excelência o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10a Vara Cível
Rua ABC, no 123
01010-000 – São Paulo. SP
Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista
anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida
evocação.
Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:
Senhor Fulano de Tal,
(…)
No envelope, deve constar do endereçamento:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Rua ABC, no 123
12345-000 – Curitiba. PR
Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as
autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de
tratamento Senhor.
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo
indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau
por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os
bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às
comunicações.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações
dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo:
11
Magnífico Reitor,
(…)
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é:
Santíssimo Padre,
(…)
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Corresponde-lhe o
vocativo:
Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou
Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
(…)
Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa
Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa
Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.
2.2. Fechos para Comunicações
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o
destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministério da
Justiça, de 1937, que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, este Manual estabelece
o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e
tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores.
2.3. Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais
devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação
deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
(espaço para assinatura)
NOME
Ministro de Estado da Justiça
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para
essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
3. O Padrão Ofício
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o
memorando. Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o que chamamos de padrão
ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; por ora busquemos as suas semelhanças.
3.1. Partes do documento no Padrão Ofício
O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede :
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
12
Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a
seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a
comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue
a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou
títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do
documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar,
indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que
trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de
3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de
Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de
1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de
técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de
desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações);
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do Signatário).
3.2. Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício5 devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas
notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as
margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
5 O constante neste item aplica-se também à exposição de motivos e à mensagem (v. 4. Exposição de Motivos e 5. Mensagem).
13
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de
texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada
apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7
x 21,0 cm;
m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta
posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo
Ex.: “Of. 123 – relatório produtividade ano 2002”
3.3. Aviso e Ofício
3.3.1. Definição e Finalidade
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é
que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o
ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos
órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.
3.3.2. Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca
o destinatário (v. 2.1 Pronomes de Tratamento), seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.
| Veja Todas as Dicas |